人材紹介の業務効率化は、どこから始める？ 時間が消える7つの場面と、ツールの選び方

01効率化で増やしたいのは、話す時間

人材紹介の売上は、突き詰めると、求職者と企業の両方と向き合えた時間から生まれます。エボルグは「人材紹介ツール カオスマップ」の解説で、紹介会社の成果は面談と交渉に使える時間で決まる、と書いています。効率化はその時間を取り戻すための手段で、作業を減らすこと自体が目的ではありません。

少人数の会社ほど、この話は切実です。有料職業紹介の事業所は全国に約3万あり、その約7割は従業員10名以下（Empro正式提供時のリリースより）。ひとりのキャリアアドバイザーが、集客から面談、企業とのやり取り、入社後のフォローまで抱えていることも珍しくありません。1つの作業にかかる数分が、1日の終わりにはまとまった時間になって効いてきます。

02時間が消える、7つの場面

紹介会社の1日を、登録から決定までの流れで追ってみます。どれも1回は数分の作業ですが、毎日、求職者の数だけ繰り返されます。

03その作業を、どの領域のツールが引き受けるか

人材紹介向けのツールは数が多く、名前だけでは何をするものか分かりにくいものです。株式会社エボルグがまとめた人材紹介ツール カオスマップは、エージェント側の仕事で使う29のサービスを6つの領域に分けています。7つの場面を、この領域に当てはめると次のようになります。

領域ごとに専業のツールがあり、それぞれ得意なことがあります。ただし、領域をまたいで何本も組み合わせると、データが分かれ、同じ内容を二度入力する手間が生まれます。効率化のつもりで入れたツールが、転記の仕事を増やしてしまう。ここが、ツール選びのいちばん大きな分かれ目です。

04選ぶ前に、決めておく4つのこと

1. 規模と分業の形

   1〜3名、5〜10名、20名以上で、合うシステムは変わります。1人が企業と求職者の両方を持つ両面型か、RAとCAを分ける分業型かでも、要る機能と権限の分け方が違ってきます。

2. 統合型か、個別最適か

   領域ごとにいちばん良いツールを組み合わせるか、1つでまとめるか。個別最適は各領域で強い反面、データが散らばり、運用が複雑になります。統合型は範囲が広いぶん、各領域の深さでは専業に届かないこともあります。

3. データ連携と二重入力

   ツールをまたぐほど、連携の手間と二重入力が増えます。APIやCSVで取り込めるか、取り込みが自動かどうかで、毎日の手間は大きく変わります。

4. 人材紹介向けか、汎用か

   SalesforceやHubSpotのような汎用のCRMは自由度が高い一方、紹介の業務に合わせる作り込みに手間がかかります。人材紹介向けは、業務の流れにそのまま乗せられます。費用とあわせて判断します。

この4つは、エボルグがカオスマップと人材紹介システムの選び方の記事で挙げている軸です。RAとCAの分け方を先に決めたいときは、Empro公式のRA・CAの役割の違いも参考になります。

05統合型と個別最適は、何を手放すかの違い

人数が少なく、集める・つなぐ・決めるを一続きで回したい会社ほど、統合型と相性がいい。反対に、スカウトや求人シェアリングが事業の生命線になっている会社は、その領域の専業ツールを軸に据える判断もあります。どちらにしても、いちばん詰まっている段を1つ決めて、そこから組み立てるのが現実的です（表は、エボルグ「人材紹介ツール カオスマップ」の整理をもとにしています）。

06AIに任せられること、人に残ること

人材紹介の現場で、AIがすでに道具になり始めているのは、たとえば次のような作業です。

• 履歴書や職務経歴書、求人票を読み取って、項目に入力する
• 面談の録画や文字起こしから、候補者の情報を埋める
• 面談の内容から、所感や推薦文の下書きをつくる
• 経歴やスキル、住所から、合いそうな求人を挙げる

エボルグはカオスマップの解説で、海外の動きにも触れています。AIが人のリクルーターを置き換えると掲げた会社は、撤退したり別の事業に移ったりしていて、伸びているのは「人間のリクルーター×AI」の側だ、という見立てです。AIの精度は、参照できる業務データがどれだけ一か所にまとまっているかに左右される、とも書いています。

人に残るのは、求職者の本音を聞くことと、企業と信頼を築くことです。AIに任せた作業の分だけ、そこに時間を戻せるかどうか。効率化がうまくいったかは、最後はそこで測るのがいいと思います。求職者の個人情報をAIで扱うときの注意は、Empro公式の人材紹介のAI活用にまとまっています。

07Emproで、7つの場面はこう変わる

福岡の株式会社エボルグがつくる「Empro」は、カオスマップで基幹CRM、MA・追客、AI業務支援、売上・KPI分析の4つの領域にまたがっている、人材紹介向けのCRM/MAです。さきほどの7つの場面に当てはめると、次のようになります。

*β版の機能を含みます。数値は株式会社エボルグ調べです。

スタートアップの採用を支援するUnFrameの渡邊卓哉さんは、いちばん使っている機能を聞かれて「AI登録しか使っていない、と言えるくらいです」と答えています（Empro導入事例より）。代表がほぼひとりで面談から書類づくりまで担う会社で、登録の手間が消えた分を、面談に回せるようになったという話です。

今のデータは、CSVで移せます。CRMやスプレッドシートからの移行はエボルグ側が引き受け、導入したあとも専任のコンサルタントとの定例が入ります。

08まず、今週の作業を書き出すところから

人材紹介の効率化は、ツールを選ぶところではなく、時間の行き先を知るところから始まります。1週間メモをとり、7つの場面のどこがいちばん長いかを見る。そこがカオスマップのどの領域に当たるかが分かれば、比べるべきツールはぐっと絞れます。

連絡が途切れた人が多いと分かったら、休眠求職者を掘り起こす5つの手順も読んでみてください。Emproで自社の場面がどう変わるかを確かめたいときは、Emproの機能と導入の流れを見てから、エボルグと話してみるページで相談できます。